清泉女子大学について教えてください

清泉女子大学は、品川区の閑静な住宅街にある、文学部を中心とした単科女子大学です。学生をサポートする教職員（嘱託含む)は、職員が200人教員が100人ほどの規模で、総合大学と比較すると小規模になりますが、単科大学としては一般的な規模です。

情報共有での課題を教えてください

教職員は、組織・役割ごとに働く時間と場所が異なり、学務や講義の間を縫って話をしていました。しかし、そうしたやり取りは疎遠になりがちで、同じ大学に所属しながらも、互いを知らないという教職員が増えていました。

学内の情報システム全般を担当する情報環境センターでは、このような課題に対して、顔の見えるコミュニケーションを実現する手段を模索していました。

導入にあたり不安はありましたか？

スタッフの誰もが不安を感じていたのは、SNSが現場で本当に受け入れられるのかどうかでした。そこで役に立ったのが、「必ずしもユーザ全員が情報発信をしなくても大丈夫。2割程度のユーザが書き込みをしてくれれば十分活性化していきます」というSonicGardenからのアドバイスでした。

運営をリードする人、積極的に発信する人、消極的に読むだけの人、コメントだけする人など、ユーザは様々な姿勢で参加するというのは、コントロールはできないので、強制的に発信させることより、発信しやすい場作りが重要になると伝えてくれました。

システム面ではどのような形態で利用されていますか？

自前のサーバ環境を持っていたため、比較検討の段階では当初はオープンソース版を利用して、自前のサーバ環境下で試験運用を行ってました。しかし最終的に、本格運用の段階ではSaaS版を利用することにしました。

SKIPの利用促進で工夫している点はなんでしょうか

実際のSKIPの運営は、情報環境センターのSKIP運営チームが中心となって、口コミと対面での勧誘でユーザを増やしています。勧誘時には、強制的にならないように、あくまでユーザが自然にSKIPを見て書き込んでくれるように、気を遣うようにしています。

一番の利用促進策は、運営チーム自身がSKIP上で情報発信を続けて、盛り上げていくことですね。

いろんな使い方も見られるようになってきました。普段からメモ帳代わりに日々の業務メモを書くのに使たり、ちょっとした雑談レベル-アイディアレベルの話をSKIPにためらわずに書き込んでいます。そうすると書き込みが書き込みを呼び、まるで井戸端会議のように、アイディアがつながっていくのを見ることができます。

利用上のルールは設けておられますか？

利用が進むにつれて、様々な話題が飛び交い始めるようになりましたが、現時点では特にルールを設けていません。 むしろ書ける人はどんどん書いてほしいというスタンスです。どんな記事が話題になるのか読めないだけに、ルールで縛ることはしないという判断をしています。

現時点では少人数で運用していますし、ユーザの良識もあって、大きく問題になるような内容がSKIPに書き込まれるケースは今のところありませんね。むしろ仕事の話だけに限定していないところが活性化のポイントだと思っています。そこから新しいつながりや試みが生まれてくることを期待しています。

当初は、書き込む人と書き込まない人の二極化が生まれることを懸念していましたが、思った以上にコメントだけするような中間層が増えてきて、まだまだ利用は進んでいきそうだと感じています。

利用者の皆さんの反応はいかがですか？

業務とプライベートの話題が入り交じることもあるので、積極的に業務時間に活用することにためらいを感じる人もいます。ただ、利用していない人から、仕事をしていないと見なされないか？という心配を感じることなく、ユーザには利用して欲しいので、現在対策案を考えているところです。

一例として、朝の始業直後、昼休み、夕方の終業直前などを、公認時間帯としてみる案が挙がっています。 ただ、一時的な対策だけでなく、SKIPは業務の一環であるという認識が共有されるようにしてきたいと考えています。障害情報をSKIP上で発信するようにしています。

リアルタイムに情報が共有され、やりとりの流れが残っていく、そうすることで自然に情報が溜まり、何かあったらSKIPを見ようという流れになっていくと理想的ですね。

地味ではありますが、周囲の見方が変わったことでしょうか。 情報環境センターは、組織としては、縁の下の力持ち的な位置付けです。ここで働く職員が SKIPを通じて情報発信を行うことで、人となりや役割が、学内に初めて知られるようになりました。

さらに、コミュニケーションを通じて信頼が生まれています。組織を超えて、彼らの価値が認知されただけでも、導入効果があったと思います。今までは「情報環境センターの人」だったのが「あの仕事をしている、○○さん」になり、働く人々の顔が見えるようになれば、組織の壁を越えて、個人通しでの繋がりが生まれ相互理解を深めることができます。

ちょっとした情報の提供が人の輪を広げ、アイディアの幅を広げる、そして仕事が楽しくなる、そんな場をつくりつづけていけたらと思います。

情報環境センターのアドバイザー福田健教授より、コミュニケーションツールとしてSKIPが果たす役割について、コメントを頂きました

どんなITツールでも、コアユーザ(上級者)からマジョリティ(初心者)へ普及し、ユーザを増やしていくというプロセスを通ります。この際に、ツールのユーザインタフェースは、上級者にフォーカスすると初心者には使いづらく広まらない、逆に初心者にフォーカスすると上級者にとって物足りなく取っ掛かりが無くなるといった、ジレンマが生まれます。

SKIPは、この辺のバランスがよく、上級者にとっても初心者にとっても使いがいがあり、こなれてる印象があります。 これは、SKIPが開発と運用を一体化して磨いていったことで、どちらのユーザの声も適切に取り込んできたからではないでしょうか。このような開発方式をとることで、普及していくプロセスが中断されずに、初心者が脱落することなく使い続けられるようになるでしょう。

今後より普及し発展させていけば、昔のニュースグループのように、人に尋ねたい/教えたいという文化を組織に広めていく可能性が感じられます。